A transição para a faturação eletrónica obrigatória em Portugal está a reconfigurar a forma como as empresas, especialmente as PME, gerem os seus processos administrativos e fiscais. Esta mudança, impulsionada por diretivas europeias e legislação nacional, traz consigo tanto desafios práticos como oportunidades significativas de modernização. Neste artigo, explicamos as diferenças entre o setor público e o setor privado, quem está obrigado à faturação eletrónica obrigatória e o que as PME podem esperar nos próximos anos.
Faturação Eletrónica Obrigatória: Setor Público vs. Setor Privado
A obrigatoriedade da faturação eletrónica em Portugal tem sido aplicada de forma progressiva, com especial incidência nas relações com a Administração Pública.
No setor público, a faturação eletrónica obrigatória já é uma realidade para muitas empresas. Desde 1 de janeiro de 2021, as grandes empresas fornecedoras do Estado foram obrigadas a adotar este formato digital estruturado. Para as PME, a obrigatoriedade foi sendo adiada sucessivamente, com o prazo final a apontar agora para 1 de janeiro de 2026, altura em que todas as PME com contratos públicos terão de emitir faturas eletrónicas no formato estruturado CIUS-PT.
Já no setor privado, não existe ainda uma imposição legal generalizada para a utilização da faturação eletrónica. No entanto, a adesão voluntária tem vindo a crescer, com muitas empresas a reconhecerem os benefícios da digitalização dos processos de faturação, desde a simplificação da gestão documental até à redução de erros administrativos.
A principal diferença entre os dois setores prende-se com a exigência legal: no setor público, a faturação eletrónica obrigatória é imposta por lei; no setor privado, é uma escolha estratégica.
Quem Está Obrigado à Faturação Eletrónica Obrigatória?
A faturação eletrónica obrigatória aplica-se, neste momento, a todas as entidades que contratam com a Administração Pública, de acordo com o Decreto-Lei n.º 111-B/2017. As PME que ainda não estão a emitir faturas eletrónicas para contratos públicos devem preparar-se para o fazer até ao fim de 2025.
As empresas que operam exclusivamente no setor privado não são, para já, abrangidas pela obrigatoriedade, mas devem estar atentas à evolução legislativa e considerar uma adoção antecipada. Esta antecipação pode representar uma vantagem competitiva, ao permitir maior eficiência e integração com clientes e parceiros que já operam em ambiente digital.
É também importante salientar que, para cumprir com a legislação, é necessário utilizar soluções de faturação certificadas e garantir a assinatura digital qualificada, elemento obrigatório para a validade legal das faturas eletrónicas em Portugal.
Desafios na Implementação pelas PME
Apesar dos benefícios, a transição para a faturação eletrónica obrigatória levanta alguns desafios para as PME:
- Adaptação tecnológica: É necessário investir num software compatível e implementar novos processos de emissão, arquivo e validação de faturas.
- Gestão da mudança: A mudança de sistemas implica reorganizar equipas e rotinas internas, o que pode gerar resistência ou necessidade de formação adicional.
- Cumprimento técnico e legal: As empresas devem garantir que as suas soluções respeitam os requisitos legais em vigor, incluindo a assinatura digital e o envio em formatos reconhecidos pelas entidades públicas.
- Custos iniciais: Embora os benefícios sejam evidentes a médio e longo prazo, o investimento inicial pode ser uma barreira para micro e pequenas empresas com menor capacidade financeira.
Oportunidades da Faturação Eletrónica Obrigatória
Apesar dos desafios, há várias oportunidades que resultam da adoção da faturação eletrónica obrigatória:
- Eficiência e automatização: A digitalização dos processos reduz o tempo despendido em tarefas administrativas, minimiza erros e agiliza os pagamentos.
- Redução de custos operacionais: A eliminação do papel, dos custos de envio e de armazenamento físico representa uma poupança significativa.
- Maior segurança e conformidade: As faturas eletrónicas permitem um controlo mais eficaz, com registo e arquivo mais organizados e fiáveis.
- Sustentabilidade: A redução do consumo de papel contribui para objetivos ambientais, alinhando-se com práticas mais sustentáveis.
- Melhor imagem empresarial: Empresas que adotam práticas digitais demonstram modernidade, profissionalismo e capacidade de adaptação — características valorizadas pelos clientes e parceiros.
Uma Nova Etapa para as PME
A faturação eletrónica obrigatória é mais do que uma exigência legal: é um passo inevitável na modernização das PME portuguesas. Embora traga desafios técnicos e organizacionais, também abre portas a um funcionamento mais eficiente, sustentável e competitivo. A preparação atempada e o investimento em soluções fiáveis serão determinantes para que as empresas não apenas cumpram a lei, mas também tirem verdadeiro partido desta transição.
